Museoiden
kokoelmat ja niiden hyödyntäminen määrittävät, ovatko museot kaatopaikkoja vai
aarreaittoja.
Näin tiivistäisin museoviraston pääjohtaja Juhani Kostetin viestin
hänen paikallismuseotyötä käsitelleestä luentotilaisuudestaan Kaatopaikkoja vai aarreaittoja?, joka
järjestettiin kesäkuussa Ylä-Savon Kotiseutumuseon 50-vuotisjuhlavuoden
kunniaksi. Kaatopaikan ja museon rinnastaminen voi kuulostaa provosoivalta. Kärjistämisessä
on kuitenkin totuuden siemen: jos museo ei kartuta kokoelmaansa hallitusti,
tunne sen sisältöä ja esineidensä historiaa, kokoelma on kuin kaatopaikka, joka
koostuu ilman tarkempaa ajatusta haalituista, sekalaisista esineistä, joiden
merkitystä kukaan ei hahmota. Aarreaittana voidaan taas pitää sellaista
kokoelmaa, johon on valikoitu kattavasti museon keräyspainopisteen mukaisia ja
paikallisidentiteettiin liittyviä esineitä, joiden historiaan ja ominaisuuksiin
liittyvät tiedot on kirjattu tarkasti ylös. Pelkkä fyysinen esine ei siis
välttämättä ole sellaisenaan tärkein vaan siihen yhdistetyt taustatiedot
esineen käyttäjästä, käyttöpaikasta ja käyttöön liittyvistä tarinoista tekevät
siitä merkittävän ja keräämisen arvoisen.
Näiden esineen taustaan ja ulkonäköön liittyvien tietojen
tallettamista kutsutaan luetteloinniksi. Tiedot liittävät yksittäisen esineen
osaksi alueen historiaa ja auttavat tunnistamaan sen kokoelman kaikkien muiden
esineiden joukosta. Tieto ja esine yhdistetään toisiinsa esinenumerolla, joka
merkitään sekä esineeseen että sitä käsittelevään luettelointitietueeseen. Ennen
luettelointi tehtiin käsin esimerkiksi paperisille luettelointikorteille. Nykyään
käytetään sähköisiä luettelointiohjelmia, joissa jokaisen yksittäisen esineen
tietoihin on liitetty muun informaation lisäksi myös digitaalisia kuvia
esineestä ja sen erityispiirteistä.
Luettelointityö on museoissa ensisijaisen tärkeää. Olen huomannut
tämän museoalan teosten toteamusten lisäksi myös oman työni kautta pienissä paikallismuseoissa.
Piti kehityksestä tai ei, kaukana ovat ne ajat, jolloin kaikki tieto esineistä
oli museonhoitajan päässä. Ylä-Savon Kotiseutumuseossa on luetteloidut ja
luetteloimattomat esineet yhteen laskettuna arviolta 5000 esinettä. Ei siis ole
realistista olettaa, että yksi ihminen muistaisi jokaisen yksittäisen esineen
tiedot ja sijainnin ulkoa ja pystyisi vielä välittämään ne seuraajalleenkin.
Tiedon täytyy siis olla jossain ylhäällä. Tiedon säilymisen lisäksi
nykyaikainen, sähköinen luettelointitietokanta hyvillä hakuominaisuuksilla
auttaa lyhyessäkin työsuhteessa olevaa työntekijää hahmottamaan, mitä esineitä
kokoelmassa on ja mitä sieltä mahdollisesti puuttuu. Se helpottaa esimerkiksi
näyttelyiden ja kokoelmahankintojen suunnittelua ja tiedonetsintää asiakkaiden
tarpeisiin.
Onneksi Ylä-Savossa kokoelmien hoitoa tunnutaan arvostettavan.
Esineiden ja kuvien luettelointiin tarkoitettu, Museoviraston hallinnoimaan ja
ylläpitämään Musketti-tietojärjestelmä on otettu käyttöön Kuopion kulttuurihistoriallisen
museon alaisuudessa useissa alueen paikallismuseoissa, myös meillä Ylä-Savon
Kotiseutumuseossa. Museomme WebMusketti-projekti on kestänyt tähän mennessä
kuusi kuukautta Museoviraston ja Olvi-säätiön rahoituksella. Jatkoa on
näkyvissä tälle vuodelle myös syys-marraskuuksi. Projektin tarkoituksena on
parantaa kokoelman hallittavuutta ja korjata samalla aikaisemmassa
luetteloinnissa paikoin ilmenneitä, merkittäviäkin puutteita.
Ylä-Savon Kotiseutumuseon luettelointiprojektissa kaikki esineet
käydään läpi huone huoneelta, niiden tiedot tarkistetaan käsin kirjoitettuja
luettelointikortteja, aikaisempana luettelointiohjelmana toiminutta
Access-tietokantaa ja fyysistä esinettä tutkimalla, ja kirjoitetaan ylös
tietokantaan. Osa työstä on siis jo aikaisemmin ylös kirjoitetun
luettelointitiedon siirtämistä uuteen ohjelmaan ja osa puutteellisten tietojen täydentämistä.
Luetteloitujen esineiden seasta löytyneet, luetteloimattomat esineet
luetteloidaan kokonaan alusta loppuun uuteen tietokantaan. Esineistä ylös merkittäviä
tietoja ovat muun muassa esineen nimi, mitat, kontekstitiedot eli esineen
historiaan liittyvät tiedot sekä asiasanat, joilla esinettä haetaan
tietokannasta. Esineet myös digitoidaan valokuvaamalla. Näitä tietokantaan tulevia kuvia on näkyvillä museomme
facebook-sivuilla.
Tulevaisuudessa tarkoituksena on avata kokoelmat selattavaksi yleisölle myös
Museot Online-hakuportaaliin.
Työn onnistumisen kannalta on keskeistä ymmärtää, miten ja miksi
luettelointia tehdään. On siis tärkeää palkata työhön henkilö, jolla on
taustallaan museoammatillista koulutusta tai vankkaa kokemusta
luettelointityöstä. Toinen tärkeä seikka on varata aikaa. Monien
mielikuvissa työ vaikuttaa usein olevan yksinkertaista ja nopeaa, eihän se ole
kuin kirjoitella vain! Tosiasiassa työ on hidasta, jos sen tekee huolella. Arvioiden
mukaan esinetietoja ehtii siirtää esineestä riippuen noin 5-8 esineeseen
päivässä. Olen havainnut tämän melko paikkaansa pitäväksi, vaikka tietoja
siirtäessä tai uusia esineitä luetteloidessa yrittäisi olla mahdollisimman
tehokas. Ja tämä siis, jos päivän työaika ei kulu muuhun kuin luettelointiin. Ideaalitilanne
varmasti olisi, että museolla olisi kaksi työntekijää: toinen vastamassa museon
tapahtumista, tiedottamisesta, työn organisoinnista ja juoksevista asioista ja
toinen luetteloinnista. Projektia aloitettaessa tulee siis hyväksyä että
suurien kokoelmien kohdalla kyseessä on useiden vuosien työstä.
Työ kuitenkin palkitsee tekijänsä ja museonsa. Luettelointi on mukavaa
puuhaa, sitä perustyötä, jota monet museotyöntekijät, kuten allekirjoittanut,
mielellään tekevät. Siinä pääse tutustumaan monenlaisiin esineisiin ja
löytämään uusia yhteyksiä esineiden ja niihin linkittyvien ilmiöiden ja
henkilöiden väliltä. Ja hyvin luetteloitu kokoelma ja toimiva
luettelointiohjelma helpottavat ja nopeuttavat kaikkea kokoelmiin liittyvää
työtä: mielenkiintoisten näyttelyiden suunnittelua, yksittäisen esineen
sijainnin ja tietojen löytämistä ja kokoelman sisällön kehittämistä. Toimiva
luettelointi on siis pohja myös onnistuneelle yleisötyölle, jossa museon
sisältöjä esitetään ja hyödynnetään mielekkäällä tavalla!
Aurinkoisin kesäterkuin,
Kaisa Harju
amanuenssi
Ylä-Savon Kotiseutumuseo
